Hvem må ha godkjenning som regnskapsforetak

Alle som påtar seg oppdrag med å føre regnskap for andre enn seg selv eller sin arbeidsgiver må som hovedregel ha godkjenning fra Finanstilsynet. Dette gjelder både enkeltpersoner og selskaper. Enkeltpersoner som påtar seg slike oppdrag må drive virksomheten gjennom enkeltpersonforetak. 

Du fører regnskap for andre nå du utfører oppdragsgivers plikter etter bokførings- og regnskapslovgivningen. Utarbeidelse av oppgaver og opplysninger som kreves etter andre lover og forskrifter enn regnskaps- og bokføringsloven, vil i seg selv ikke utløse godkjenningsplikt.

Hvilke regnskapstjenester utløser godkjenningsplikt?

Spørsmål om godkjenningsplikt etter regnskapsførerloven oppstår ofte i tilknytning til disse tjenestene:  

Lønnstjenester er godkjenningspliktig dersom tjenesten:    

  • er en integrert del av oppdragsgivers regnskapssystem eller
  • omfatter pliktig regnskapsrapportering etter bokføringsloven eller
  • oppfyller oppdragsgivers dokumentasjonsplikt etter bokføringsloven

Faktureringstjenester er godkjenningspliktig dersom tjenesten:    

  • er en integrert del av oppdragsgivers regnskapssystem eller
  • oppdraget omfatter utarbeidelse av omsetningsoppgave eller
  • oppdraget omfatter avstemming av kundetransaksjoner mot bokførte opplysninger

Faktureringstjenester er ikke godkjenningspliktig dersom tjenesten:

  • bare omfatter utarbeidelse av dokumentasjon av salg av varer og tjenester (faktura) eller
  • utarbeidelse av liste over transaksjoner per kunde knyttet til faktureringsoppdraget

Foretak som har konsesjon fra Finanstilsynet til å drive factoringvirksomhet eller inkassovirksomhet trenger ikke godkjenning som regnskapsforetak i tillegg. 

Merverdiavgiftsrepresentasjon er bare godkjenningspliktig dersom tjenesten omfatter plikter etter bokføringsloven, for eksempel utarbeidelse og innsending av omsetningsoppgave. Det å beregne størrelsen av merverdiavgiften og påføre denne på salgsdokumentet, det vil si uten å fylle ut omsetningsoppgaver eller å bokføre på vegne av oppdragsgiveren, utløser ikke godkjenningsplikt.  

Merverdiavgiftskompensasjon kan kreves av en del virksomheter, for eksempel kommuner, barnehager, ideelle virksomheter m. fl. Dersom tjenesten utelukkende er å utarbeide en oppgave for slik avgiftskompensasjon, utløses det ikke godkjenningsplikt. 

Utarbeiding av pliktig regnskapsrapportering i henhold til bokføringsloven § 3 krever godkjenning etter regnskapsførerloven når det skjer i næring for andre, se regnskapsførerloven § 1-2 første ledd og § 2-1. I henhold til bokføringsforskriften § 2-1 er pliktig regnskapsrapportering etter bokføringsloven § 3 regnskapsrapportering fastsatt med hjemmel i

Godkjenning etter regnskapsførerloven er nødvendig selv om tjenesten kan anses som en naturlig tilleggstjeneste til andre tjenester, for eksempel skatterådgivning. Det er ikke av betydning om utfyllingen av rapporteringsskjemaet utelukkende skjer basert på regnskapstall mottatt fra kunden.  

Pliktig rapportering for kunder som ikke er bokføringspliktige, faller utenfor regnskapsførerloven. Hvem som er bokføringspliktige, følger av bokføringsloven § 2 med unntak fastsatt i bokføringsforskriften.   

Regnskapsforetak som utarbeider pliktig regnskapsrapportering, er underlagt regnskapsførerloven og den bransjefastsatte standarden for God regnskapsføringsskikk (GRFS). Sistnevnte stiller særlige krav til vurderinger og handlinger i utføringen av rapporteringsoppdraget. 

I vurderingen av hvor skillet mellom hva som er levering av regnskapssystemer og hva som er godkjenningspliktig regnskapsføring, legger Finanstilsynet til grunn den vurderingen som er gjort av lovutvalget som utarbeidet forslag til gjeldende regnskapsførerlov, se NOU 2018: 9 punkt 3.1.2, side 22. Herfra siteres:   

"Utvikling av mer avanserte selvlærende regnskapssystemer som tilbys som en tjeneste over internett, medfører store endringer i måten regnskapsføringen skjer og hvordan regnskapsførerne arbeider. Den foreslåtte definisjonen av regnskapsføring er teknologinøytral. Det er likevel nødvendig å kommentere betydningen den teknologiske utviklingen har for anvendelsen.

Utgangspunktet for å skille mellom systemleveranser og regnskapsføring er som det har vært. Utvikling og oppsett av regnskapssystemet er utenfor loven mens bruk av systemet til å håndtere konkrete transaksjoner i henhold til bokføringsloven og produsere regnskapsrapportering er innenfor. Det som typisk tilbys av systemleverandører uten autorisasjon skal fortsatt være utenfor loven. Selv spesifikt oppsett av regnskapssystemet ved å angi behandlingsregler og lignende for en enkelt kunde, er utenfor loven så lenge oppdraget ikke også omfatter bruk av systemet til å registrere faktiske transaksjoner/bilag mv. Det er det samme om regnskapssystemet installeres hos oppdragsgiveren eller tilbys som en tjeneste over internett. Hvis tjenesten omfatter mottak og behandling av transaksjoner/bilag på en slik måte at personer hos tjenestetilbyderen tar stilling til bokføringen, er det lovregulert regnskapsføring. Hvis tjenestetilbyderen kun tilbyr programmert tilrettelegging for riktig bokføring og utarbeidelse av pliktig regnskapsrapportering, inkludert maskinlæring med kunstig intelligens, er det ikke lovregulert regnskapsføring.

Både oppsett av regnskapssystem og regnskapsføring krever fagkunnskap innen bokføring, regnskap, skatt og avgift. Sentralt for å avgjøre om virksomheten krever autorisasjon etter loven, er om tjenestetilbyderen overfor oppdragsgiveren tar ansvar for resultatet av regnskapsføringen. Det vil si at bokførte transaksjoner og pliktig regnskapsrapportering er i samsvar med lovreglene. Den som tar et slikt ansvar, må være autorisert etter loven. Den som anvender sin regnskapsfaglige og tekniske ekspertise uten å ta et slikt ansvar, kan drive virksomheten uten autorisasjon."

Tilbydere av programvare til bruk i regnskapsføring, eventuelt med tilknyttet KI-agent eller brukerstøtte, har selv ansvaret for å vurdere om produktet krever godkjenning etter regnskapsførerloven, eventuelt søke bistand til å få det utredet. Hvis det på et senere tidspunkt skulle bli aktuelt for Finanstilsynet å ta stilling til om det faktisk skjer godkjenningspliktig regnskapsføring, vil Finanstilsynet be om å få fremlagt den vurderingen som er gjort.

Se nærmere om hva som er autorisasjonspliktig i disse brevene:

Godkjenningsplikt for regnskapsføringstjenester som tilbys fra utlandet

Dersom en tjeneste som leveres er godkjenningsplikt etter regnskapsførerloven, gjelder det også hvis tjenesten tilbys fra utlandet. At mottaker av tjenesten er underlagt norsk regnskaps- og bokføringslov er en forutsetning for at tjenesten skal anses som godkjenningspliktig.

Rett til å drive regnskapsføring oppnås ved å etablere et selskap i Norge som må være godkjent som regnskapsselskap. Finanstilsynet kan også tildele godkjenning som regnskapsselskap til filial i Norge (NUF) av et selskap som har fast kontorsted i EØS-området.

Finanstilsynet kan ikke tildele godkjenning til selskap som ønsker å tilby godkjenningspliktig regnskapsføring som en grensekryssende tjeneste, uten etablering av filial. Slik virksomhet er ulovlig.

Et utenlandsk foretak som har påtatt seg å føre regnskap for et utenlandsk konsern, er ikke godkjenningspliktig selv om dette oppdraget også omfatter regnskapsføring for eventuelle norske datterselskaper. I slike tilfeller vil datterselskapets regnskapsføring anses å falle inn under den oppdragsavtalen som konsernet har med det utenlandske foretaket, og et regnskapsoppdrag mellom to utenlandske enheter faller utenfor regnskapsførerlovens virkeområde.  

Regnskapsføring i konsernforhold og i samarbeidende foretak er ikke godkjenningspliktig

Godkjenningsplikt gjelder ikke for et foretak som bare leverer regnskapstjenester til andre foretak i samme konsern eller konsernlignende strukturer.

Godkjenningsplikt gjelder heller ikke hvis regnskapsføringstjenesten er en mindre del av et samarbeid for å ivareta andre interesser for deltakerne.

Foretaket som påtar seg regnskapsføringen må selv vurdere at forholdet ikke er godkjenningspliktig, og sørge for at begrunnelsen er dokumentert.

Konsern

Ifølge aksjeloven er det et konsernforhold når et aksjeselskap har bestemmende innflytelse over et annet selskap. Et aksjeselskap skal alltid anses for å ha bestemmende innflytelse over et annet selskap dersom det eier så mange aksjer eller andeler i et annet selskap at de representerer flertallet av stemmene i det andre selskapet. Det gjelder også hvis aksjeselskapet har rett til å velge eller avsette et flertall av medlemmene i det andre selskapets styre. I konsernforhold kan ett av konsernselskapene utføre regnskapsføring for de øvrige.

Konsernlignende forhold

Konsernlignende forhold er grupperinger som på grunn av eierforhold eller innflytelse ligner på et konsern uten å oppfylle vilkårene for å defineres som konsern.

Slike konsernlignende forhold kan være:

  • Et enkeltpersonforetak som har bestemmende innflytelse over ett eller flere selskaper.
  • Krysseie eller eierforhold mellom flere foretak som gjør det naturlig å anse gruppen av selskaper som et konsern, selv om ikke eierpostene utgjør over 50 prosent.
  • Et foretak som eier flertallet av aksjene i et annet selskap uten at de representerer flertallet av stemmene.

Samarbeid

Et etablert kundeforhold anses ikke som et samarbeid. 

I vurderingen av om regnskapsføringen er en del av et samarbeid, skal det legges vekt på samarbeidets varighet, karakter og omfang.

Det skal legges vekt på disse momentene:

  • Samarbeidet mellom partene må ha et annet formål enn regnskapsføringen
  • Det må være ment som et varig forhold
  • Om samarbeidet fremstår utad som et fellesskap med felles formål
  • Samarbeidet er nedfelt i foretakets vedtekter
  • Det ene foretaket har representanter i det andre foretakets organer.  
  • Regnskapsføringen skal være en naturlig og integrert del samarbeidet
  • Regnskapsføringen kan bare utgjøre en mindre del av samarbeidet
  • Om det ytes et særskilt vederlag for regnskapsføringen 
  • Eierforhold, herunder om det er andre enn de samarbeidende selskapene som har vesentlige eierandeler